Zatankowałeś na Orlenie, a faktury w KSeF nie ma. Doradca podatkowy wyjaśnia, dlaczego
W nocy z 31 stycznia na 1 lutego 2026 r. ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF) – narzędzie, które ma całkowicie zreorganizować obieg dokumentów sprzedażowych w polskiej gospodarce. Mimo że największe firmy muszą już korzystać z platformy, kierowcy tankujący na stacjach Orlenu wciąż dostają papierowe wydruki lub pliki PDF i nie widzą śladu transakcji w KSeF. Skąd ta rozbieżność? Przyglądamy się przepisom, harmonogramowi wdrożenia i wyjaśnieniom ekspertów.
Nowy system, nowe zasady
KSeF to centralna baza, w której przedsiębiorcy wystawiają i przechowują ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z niej objął firmy, których przychody w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł. Rozwiązanie ma przyspieszyć zwroty VAT, uszczelnić system podatkowy i zbliżyć Polskę do standardów wdrożonych we Włoszech (SDI) czy Hiszpanii (SII), gdzie centralne raportowanie faktur działa już od kilku lat.
Dlaczego papier wciąż dominuje na stacjach?
Choć Orlen jest jednym z największych podmiotów objętych nowymi regulacjami, sieć stacji tworzą zarówno placówki własne, jak i prowadzone przez niezależnych franczyzobiorców. Ustawodawca przewidział okres przejściowy do 1 kwietnia 2026 r., w którym dopuszczalne jest równoległe wydawanie papierowych faktur lub plików PDF. „Przepisy pozwalają na wizualizacje dokumentu, o ile dane trafią ostatecznie do KSeF w ustawowym terminie” – zauważa Małgorzata Samborska, doradca podatkowy w Grant Thornton.
Kto i kiedy naprawdę musi wystawiać e-faktury?
Pierwszą falę obowiązku stanowią podmioty z przychodami powyżej 200 mln zł – dla nich data graniczna minęła 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność, dołączą do systemu 1 kwietnia 2026 r. „Franczyzobiorca to odrębny podatnik VAT; jeżeli nie przekroczył progu przychodów w 2024 r., jego obowiązek powstanie dopiero wiosną 2026 r.” – podkreśla Samborska. Oznacza to, że część stacji działających pod szyldem Orlenu nie musi jeszcze wystawiać faktur w KSeF.
Gdzie znikają faktury z Orlenu?
Klienci, którzy tankowali na stacji prowadzonej przez franczyzobiorcę niewykazującego wysokich obrotów, nie zobaczą dokumentu w systemie, ponieważ dla tego podmiotu KSeF nie jest jeszcze obligatoryjny. Jeśli sprzedawcą jest sama spółka Orlen S.A. – faktura pojawi się w rejestrze; jeżeli natomiast księgującym jest lokalny przedsiębiorca – dokument trafi do KSeF dopiero po 1 kwietnia 2026 r. lub po jego dobrowolnym zgłoszeniu się do systemu. „To nie wada platformy, lecz konsekwencja konstrukcji przepisów” – tłumaczy ekspertka.
Jak prawidłowo odebrać dokument w KSeF?
Ministerstwo Finansów przewidziało dwa sposoby dostępu do e-faktur. Pierwszy wymaga zalogowania się przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-Dowodu; po uwierzytelnieniu należy wejść w zakładkę „Faktury otrzymane”. Drugi pozwala pobrać pojedynczą fakturę bez logowania: wystarczy zeskanować kod QR z jej wizualizacji lub kliknąć link wygenerowany przez sprzedawcę. W obu wariantach użytkownik otrzymuje plik XML i graficzną prezentację dokumentu.
Co dalej z cyfryzacją fakturowania?
Po 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się uniwersalnym kanałem wymiany faktur w Polsce, a papier pozostanie wyłącznie opcją pomocniczą. Ministerstwo zapowiada dalsze integracje – m.in. z płatnościami elektronicznymi i mechanizmem podzielonej płatności – co ma jeszcze bardziej skrócić czas rozliczeń i usprawnić kontrolę podatkową. Dla kierowców oznacza to, że w niedalekiej przyszłości fakturę za tankowanie znajdą w cyfrowym portfelu natychmiast po zatwierdzeniu transakcji.
